Allah ‘ın selamı, rahmeti, bereketi, ihsanı ve ikramı üzerinize olsun.

Bugün zaman yönetimi üzerine bir şeyler yazmak istedim. Günümüzdeki pek çok insan gibi ben de yoğunluktan şikayetçiyim. Zaman zaman gün 25 olsa ne güzel olurdu dediğim olmuştur. Peki günün 24 saatini çok verimli geçirdiğim halde mi böyle diyorum? Öhöm öhöm… Aslında hayır.

Bunu tespit etmek için bir süre boyunca her gün bir işe başlangıç ve bitiş saatlerimi not ettim. Özellikle de mesai saatleri içinde. Mesela:

… – 08:03 Okula varış

08:03 – 08:15 Laba varış

08:15 – 08:23 El yüz yıkama, personel odasından soğuk su alma

08:23 – 08:27 E-mail okuma, cevap yazma, gereksizleri silme vs.

08:27 – 08:29 Sunucu’ya bağlanıp X işlemini yapma.

şeklinde gidiyor… Böyle böyle herşeyi not ettim. Her seferinde de tam zamanını yazdım. Ne eksik olsun ne de fazla. Gün sonunda da gerçekten ne kadar “iş” yaptığıma baktım. Sonuç kötüydü (yazar burada sayısal değerler vermeye gönüllü değil.). Hal böyle olunca bir çözüm bulmak gerekiyordu. Ben de zaman yönetimi ile ilgili araştırmalar yaptım ve öğrendiklerimi uygulamaya koyuldum.

Kısa kısa tecrübelerimi aktarayım. He önceden söyleyeyim. Bazıları çok duyduğunuz şeyler. Ama öyle olması gerekiyor(muş):

  • Bence anahtar nokta plan yapmakta. Daha da önemlisi bu plana sadık kalmakta. Her günün akşamında ertesi gün için planı çıkarmak gerekiyor. Yatmadan evvel zihni ertesi güne hazırlamak faydalı oluyor. Bu biraz bilgisayarı kapatmakla bilgisayarı uykuya almak arasındaki fark gibi galiba. Yani plansız olarak yatıp ertesi gün (sabah) günlük planı çıkarınca bilgisayarı açmak gibi oluyor. Güne hazırlıklı olmak (en azından bana) daha zor geliyor ve daha fazla vakit alıyor. Fakat önceki gün, akşamdan (zihinde ve telefondaki takvimde) plan belli olarak yatınca sabah daha şuurlu ve kararlı hareket etmek mümkün oluyor.
  • Az buçuk anlaşıldığı üzere takvim kullanmak lazım. To-do listler bence tırt (kusura bakmayın). Niye to-do listler tırt? Bir kaç sebebi var. Birincisi, to-do listler başlangıçta az oluyor. Çok sevimli görünüyor. Fakat daha sonra çarşaf çarşaf uzuyor. Çünkü her iş hemen bitmiyor. Aylarca bir iş orada kalabiliyor. Bıkkınlık geliyor insana. İkincisi, bir işin başlangıç ve bitiş tarihi/zamanı konusunda net bir bilgi vermiyor. Başlangıç ve bitiş tarihi/zamanı derken o iş ne zaman yapılmalı, ne kadar sürmeli falan belirli değil. Müsadenizle açıklayayım. Sabah saatleri genelde günün en verimli saatleri oluyor. Şimdi bir dersin yoklama güncelleme işi çok uzun sürmez. Ben bunu sabah işe gelince yapabilirim. Ancak yazık olur. En değerli vakitte o kadar değerli olmayan bir iş yapmış olurum. Halbuki akşam (atıyorum) 16.30 – 16.50 arasında yapsam daha iyi olurdu. İş çıkışından önceki yarım saatte zaten pilim bitmiş oluyor. Bedensel olarak da iş yapış hızım azalıyor. Yoklama güncelleme işi dinlendirici olmaz ama çok süper zihin hareketi de gerektirmez. Bu yüzden böyle bir işi, zihnin yorgun olduğu bir vakitte yapmak daha mantıklı. Takvim kullanınca bu belirli oluyor. To-do list olursa (özellikle vakit belirtilmemişse) belirsiz oluyor. (Mobil uygulamalardaki) to-do listteki girdiye vakit eklemek mümkün. Ancak onlarda günün genel planı gözükmüyor. Hangi iş hangi işten sonra yapılacak görmek kolay olmuyor. Vakit belli olsun diye (az önce bahsettiğim gibi alarm kurma vs özelliği yoksa) özellikle elle yazınca da olmuyor. BIL101 yoklama listesini çarşamba 9’a kadar güncelleyip Moodle’a koy. Telefonun ekranının tamamı bir to-do girdisi oldu. Evet iş bitiş tarihi var ama günün hangi saatinde yapsam daha iyi olur? Yine belli değil. Ayrıca bu iş 20 dakika mı sürer yoksa 3 saat mi? Yani öyle ya da böyle takvim kullanmak bir günün, haftanın, ayın özetini daha iyi şekilde gösteriyor.
  • Takvim tutmak tek başına yetmiyor. Takvime/plana sadık kalmak gerekiyor. Plana bağlı kalmayı engelleyen bir kaç şey var. Birincisi, planı doğru yap(a)mamak olabilir. Yani bir iş x saatte yapılır demiş olabilirsiniz. Aslında o işi x+y saatte yapacaksınızdır. Bunu başta öngörememiş olabilirsiniz. Bir sonraki seferde geçmiş tecrübelere dayanarak yaparsınız. Ama sürekli böyle oluyorsa sorun sizdedir. Kendinize bir baktırın 🙂 İkincisi, dış etkenler zaman zaman işinizi bozuyor. Birisi geliyor ve işinizin ortasında başka iş veriyor. Acil bir şey çıkabiliyor yani. Öyle olunca o an yaptığınız iş gümbürtüye gidiyor. Plan kayıyor falan. Bunu önlemenin bir yolu (acil değilse) hayır demek ya da en azından o an yapılan işi bölmesini engellemek olabilir. Tabi o an gelen işin aciliyeti ve kim tarafından istendiğine göre hayır demek her zaman mümkün olmuyor. Ona bir çözüm bulamadım 🙁 Üçüncüsü, dikkati yeterince verememek ve o işi yapma konusundaki isteksizlik olabilir. Bu konuda kendinizle savaşmanız gerekebilir. Ben öyle yapıyorum. Benim dikkat sürem (çok) kısa. O yüzden bir işi (bir seferde yapılabilir) birkaç parçaya bölüp kısa aralarla yapmayı deniyorum. Meşhur parçala-yönet taktiği. İşe yaradığı ve yaramadığı zamanlar oldu. Bazen bir işi yaparken bir anda aslında tahmininizden daha zor olduğunu ve daha fazla zaman alacağını farkettiğiniz zamanlar oluyor. Bu durumda bütün planlar alt üst oluyor. Ben genelde o durumlarda geri çekilip nefes almaya, durumu kabullenmeye (komik ama öyle), üzerinde düşünmeye, nasıl çözeceğimi bulmaya ve sonra da tekrar aksiyon almaya çalışıyorum. Bu aslında bilinçli yaptığım bir şey değil. Benim için doğal süreç bu. Bende böyle. Sizde nasıl çalışır bilmiyorum.
  • Bir işe verdiğiniz süre neyse o işi o kadar sürede bitiyorsunuz. Aslında daha bile fazla zaman aldığı oluyor. Yani yoklama güncelleme örneğinden gidersek 20 dakikada yaparım bu işi dersem 20-25 dakika oluyor genelde. Çünkü iş sırasında bir dikkat dağınıklığı (telefonun çalması, odaya birinin gelmesi, aklına bir şey gelmesi vs) yüzünden geri işe dönme süresi; dikkat dağınıklığına sebep olan şeye ayrılan süre ve işin zorluğuna göre tekrar zihni olarak o işe geri dönme süresi plandaki süreye ekleniyor. Ayrıca zihin de ister istemez o hızda çalışıyor. Yani 15 dakika dersem belki gerçekten o sürede yapacağım. Vücut ona göre alarm durumuna geçecek ve hormonları falan ona göre ayarlayacak. Artık nasıl oluyorsa. Kendinizi nasıl şartladığınız önemli yani. Tabi abartmaya da gerek yok. Yani en hızlı şekilde 15 dakikada yaptığınız işe 10 dakika demenin bir anlamı yok. Gerçekçi değil. Vücudun, zihnin öyle gerçek dışı bir süreye adapte olması gibi bir durum da olmuyor. Hatta yaaaa 10 dakika içinde yapamadım deyip amaaaan nasılsa yarışı kaybettim diyerek 30 dakikada yapmaya da sebep olabiliyor. Tecrübeyle sabit. Süre verirken genelde olabildiğince gerçekçi süreler verip gerçekten o sürede bitirmeye kararlı olmak lazım. Her zaman değil ama zaman zaman da normale göre kendinizle yarışmak da güzel olabiliyor. Yani 25 dakika deyip 23 dakika da yapmak için kendinizle yarışmak gibi. Bu minvalde iş yapım süreleri için rekorlarınızı da bir yere kaydederseniz belki daha bile zevkli olabilir. Tamam abartmayıp işe geri dönüyoruz. Kendimize iş çıkartmayalım!
  • Aynı anda bir çok iş yapmak (şu multi-tasking denilen zımbırtı) külliyen yalan. Kesinlikle iş yapma süresini uzatıyor. Belki ben beceremiyorum ama duyduğum ve anlatılanlara göre de öyle. Ancak şöyle bir multi-tasking oluyor. Bir yandan biriyle telefonda konuşurken diğer yandan konuşulan konuyla ilgili olarak bilgisayarda mesela bir sitede bir şey aramak mümkün. Yoksa iki bağımsız işi yapmak mümkün değil. Bence.
  • Gün içerisinde ölü saatler var. Mesela işe gidiş ve işten dönüş. Bu vakitlerde bazı tırt işleri yapmak mümkün oluyor. Daha önce de bahsettiğim gibi verimli saatleri harcamak yerine böyle saatleri değerlendirmek daha iyi oluyor. Mesela EFT’yi göndermek, fatura ödemek, akla takılan bir şeyi yolda giderken aramak mümkün. Klasik olarak kitap vs okumak da mümkün ama ben pek yapamıyorum. Gözlerim karışıyor/yoruluyor. Bu minvalde bulabildiğim tek çözüm Pocket gibi uygulamalar kullanmak. Kaydedilen yazının fontları (elektronik olduğu için) büyütülebiliyor. Okuması kolaylaşıyor. Yolculuk (benimkisi gibi) uzun sürüyorsa vaktin nasıl geçtiğini anlamamak için iyi bir yöntem olabiliyor.
  • Biraz tuhaf gelebilir ama çok yememek de iyi oluyor. Çünkü ne zaman çok yemek yesem performansım düşüyor. Rehavet çöküyor. İş yapma isteğim azalıyor. Mümkünse midenin 3’te 1’i katık, 3’te 1’i su ve 3’te 1’i hava olsun.
  • Kağıt kalem güzel ama yanında taşımak dert. Akıllı telefonlarda harika uygulamalar var. Benim kullandığım birkaç uygulamayı söyleyeyim. Takvim için Google Takvim kullanıyorum. Her mobil ortamda var. Senkronizasyon özelliği sayesinde bir yerde değişiklik yapmak yeterli oluyor. Ayrıca telefonun ekranında Event Flow Calendar Widget uygulaması ile oluşturduğum bir widget var. Bu uygulama Google Takvim’den verileri alıp widget üstünde gösteriyor. Uzun uzun anlatmam çok uygun olmaz. Deneyin görün derim. Belgelerime istediğim yerden erişmek için Dropbox kullanıyorum. Google Keep var. Bu uygulama da aslında bir to-do list uygulaması gibi. Burada genelde süresiz şeyler var. Örneğin, okumak istediğim kitapların listesi, borç aldığım insanlar, bir duâ falan. Google Keep’in de mobil uygulamaları var ve tarayıcıdan erişmek mümkün.
  • Son anda aklıma geldi. Çok kısaca bahsedeyim. Telefonu sessize alıp ters çevirip uzak bir köşeye koyun. Mümkünse. İş yapacağınız süre boyunca sosyal medya ve diğer uyarılar sizi rahatsız etmesin. 10-15 saniyelik bölünmler yüzünden bir iş normalin 3 katı kadar vakit alabiliyor. Benden söylemesi.

21:57 ‘de başladığım bu yazı işini 23:57’de bitirdim. Bu süre zarfında 2 çay içtim. Bir kere  kardeşlerim film izlerken filmi kapattım 🙂 3 kere de telefonu kontrol ettim. Bu iş biraz eğlence işiydi. O yüzden bu bölünmeler çok önemli değil belki. Bir de sevdiğim bir şeyi yaptığım için geri dönmesi kolay oldu. Ama ben ben olayım, siz de siz olun ve özellikle mesai saatleri içinde bir işi yaparken böyle 65.536 kere bölmeyin.

Selam, dua ve muhabbetle,

Allah ‘a emanet olunuz.

Sohbete katılın

2 yorum

  1. Ve Aleykümselam Abi, ben bu zaman yönetimi konusunda takvim yerine to-do list kullananlardanım.
    Bana da takvim daha zor geliyor. Çünkü bırak 2 gün sonrasını, 2 saat sonra bile ne durumda olacağını kestiremeyebiliyorsun bazen. (ruhen,zihnen)

    To-do list kullanma yöntemimden bahsedeyim, direk program ve platform bazında gideceğim.
    Öncelikle hem okulda hem işte hem günlük yaşantımındaki görevlerde to-do list kullanıyorum.
    Kullandığım program: Todoist (ios,android,gmail,chrome,outlook,windows… neredeyse her platformda var.) Eğer ayda 2-3 dolar gibi bir ücret ile kullanırsanız çok geniş imkanlarından faydalanabilirsiniz. (Ortak to-do list tutma, proje bazlı çalışma, mekan ve ya saat bazlı hatırlatma, notlar alma, alt görevler, bağlı görevler oluşturma gibi özellikler)

    Programa gelirsek, bu tür programlardaki en büyük handikap programı kullanamamak, işlerini oraya aktarmakta ve oradan yönetmekte güçlük çekmek. O problemi de zapier ile çözdüm:
    Şöyle ki, çalıştığım yerde bana iki kişi genelde iş gönderiyor. Onlar da iş olan mailleri belirli bir tag ile yolluyor. Zapier de o tag’i yakaladığı gibi todoistte ilgili projeye görevi ekliyor.
    Ayrıca iki tane ayrı jira hesabından iş geliyor. Onları da zapier ile todoiste aktarıyorum.
    Böylece iş yerinde todoiste görev eklemek ile neredeyse hiç uğraşmıyorum.
    Okul ve günlük yaşantıya gelince:
    Japonların “kaizen felsefesi” var. İncelenebilir. Bundaki esas motto: “sürekli iyileşme ve geliştirme”. yani küçük küçük, az az ama sürekli gelişim. (Bu felsefenin pek çok sıkıntılı noktası da var, evrimsel gelişime kadar dayandırılan büyük şeylerden korkma duygusu ile geliştirilmiş küçük ama sürekli gelişim… diye giden. Aman dikkat.)
    Konuya dönelim:
    Yani okul ve günlük yaşantıda görevleri eklerken küçük ve kısa görevler ekliyorum. haliyle yapmam kolaylaşıyor ve süreklilik sağlanıyor. Bu görevlerin sayısı bazen günlük 15’i buluyor ama küçük, kısa tutmaya gayret ediyorum. Böylece önümdeki büyük görevi parçalara bölmüş, aslında programlandırmış oluyorum. Bu da hem motive ediyor, hem de “şu iş bitince şu noktaya gelmiş olacağım” diyebilmemi sağlıyor, ilerlememi gösteriyor.
    Örneklemek gerekirse:
    Diyelim bitirmem gereken 7 chapterlık bir kitap var. Oturup bunu chapter chapter görevlendiriyorum.

    Son olarak görevlerimi en fazla gün bazında zamanlıyorum. Çünkü yukarıda dediğim gibi gün içinde hangi saatte hangi durumda olduğunu kestiremeyebiliyorsun ve zaman bir kere kaçınca motivasyon dibe vuruyor.
    Yahut zamanı tutturmuş olsan bile, o iş için atanan sürede iş bitmeyebiliyor, bitimeye çalışıyorsun ve bir süre sonra baştan savma iş yapıp kaliteni düşürmüş oluyorsun. (Bir de todoist sizi iş yaptıkça puanlıyor, karma veriyor. Bu da bir motivasyon kaynağı)

    Allah zamanına hükmedebilenlerden eylesin, sonrası Allah Kerim 🙂
    Vesselam.

    1. Hmmm. Ben Google Keep’i benzer bir amaçla kullanıyordum. Fakat otomatik bir çalışma şekli yok. Herşeyi elle girmem gerekiyor. Seninki çok pratik geldi. Bunu deneyeyim en kısa zamanda inşaallah. Fakat benimkilerin otomatiğe bağlanması biraz zor olacak. Bana da işler hep mail üzerinden geliyor ama tag falan yok tabi. Belki farklı çözümler üretebilirim. Allah razı olsun.

Yorum Gönderin

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir